6 herramientas que necesitas si eres emprendedor

Por lo general no suelo salirme del guión, a la hora de escribir en el blog, del tagline de mi logotipo que reza “Diseño y Web”. Pero es que desde hace un tiempo, en mi entorno de trabajo, yo trabajo en un centro donde residen más de 100 empresas y más concretamente en una oficina compartida donde estamos un grupo de entre 6 a 8 empresas (autónomos), hemos estado dialogando sobre lo útiles que son para nosotros algunas de las herramientas digitales de organización y gestión.

Con lo cual he pensado que sería muy interesante hacer a mis lectores participes de tan preciado tesoro.

Estas herramientas han comenzado a formar parte de mi día a día y sin ellas la gestión de mi actividad sería mucho más complicada, mucho más cara y mucho más lenta. Hacen las veces de contable, secretario/a y comunity managger como poco.

Trello

Empezaré esta lista por la que mejor me ayuda a organizarme. Trello es una herramienta para gestionar proyectos tanto a nivel personal como en equipo, sirve para todo, lo podrás utilizar tanto para organizar cosas de tu vida privada como actividades de índole profesional.

Se trata de una plataforma con una interfaz muy intuitiva que te permite crear tableros como si fuesen posits, en los cuales puedes entrar para extenderte en profundidad. En estos tableros puedes crear listas y en cada lista a su vez creas tarjetas donde puedes agregar a otros miembros con los que compartir información, enlazar a otros sitios, crear una línea de comentarios en torno a una temática y más cosas.

A groso modo esta es la forma en que trabaja Trello, aunque ahí no acaba todo.

También te permite agregar a las tarjetas etiquetas de colores, fechas de vencimiento, adjuntar archivos (de menos de 10 mb en la versión free 250 mb en la versión Business Class). Tiene flexibilidad total para combinar y cambiar las tarjetas, listas y tableros.

Además tiene una opción que para mi es una muy interesante, los Power Apps. Son pequeñas apps dentro del propio Trello que te permiten ampliar las funcionalidades de la herramienta. Entre otros están el Power Apps de Google Drive que te permite acceder a Google Drive desde la tarjeta de trello para adjuntar archivos o el Power Up de Slack para conectar Trello con Slack.

Para terminar con Trello solo decir que tiene una app para móviles y es prácticamente igual que la aplicación web.

LastPass

Esta es una pasada, por lo general cualquier persona puede tener decenas de contraseñas de sus diferentes cuentas de su actividad en internet (todos sabemos que no se debe poner la misma para todo), pero cuando trabajas en algo relacionado con el ámbito digital posiblemente pasen de cien.

Para esto utilizo LastPass, es un gestor de paswords. Cada vez que me doy de alta por primera vez en una plataforma o me registro en cualquier blog o web, esta herramienta me pregunta si quiero que guarde los datos de acceso. Yo acepto y LastPass va almacenando de forma segura todos los datos de mis cuentas.

De ahora en adelante para entrar en cualquier sitio lo único que tengo que recordar es la contraseña de LastPass.

Pero hay más, también se encarga de cuidar los niveles de seguridad de tus contraseñas, teniendo en cuenta detalles como contraseñas débiles, contraseñas comprometidas, contraseñas reutilizadas e incluso te avisa del riesgo que suponen las contraseñas antiguas y te anima a actualizarlas.

También tiene una app para poder recordar todas tus contraseñas desde cualquier lugar.

Toogl time

Cuando comencé a trabajar por mi cuenta, en seguida me di cuenta de que necesitaba controlar los procesos de producción, especialmente en lo que al tiempo se refiere. Nunca he sido partidario de ser esclavo del tiempo, mucho menos cuando se trata de aspectos creativos. Si un trabajo me lleva algo más de tiempo de lo previsto no tengo ningún problema, a veces las cosas salen antes y otras veces después. Pero la información es poder y tienes que saber cuanto has tardado de más y analizar porqué, todo para poder mejorar la próxima vez que lo hagas.

Para eso comencé a utilizar Toggl Time, una aplicación web que se complementa con una extensión de Google Chrome y con una app, que te permitirá controlar para que cliente estás trabajando, en que proyecto se está trabajando y el tiempo utilizado.

Aunque puedes trabajar sobre la aplicación web únicamente, desde mi punto de vista lo interesante es combinarla con la extensión y con la app, por lo que te comento a continuación.

Entre las opciones de la extensión, te permite activar el contador de tiempo en el momento en el que abres tu navegador, de ese modo no se te olvidará conectarlo nunca. Te permite editar el proyecto en el que estás trabajando con el contador en marcha, por si no estuviera contando sobre el proyecto adecuado.

También te permitirá parar el contador en el momento en el que cierras el navegador, yo no utilizo esta opción por no arriesgarme a cerrar el navegador por impulso.

¿Qué pasa si se te olvida parar el contador a la hora en que has terminado?

Para esto utilizo yo la app, la aplicación móvil se conecta con la extensión y mientras esté contando el temporizador, aparecerá en tu móvil la aplicación abierta, alertándote de que está contando. Si por casualidad se te olvidase pararlo a tiempo, no hay problema, la app te permite pararlo y editar la hora de comienzo y la hora de finalización.

A parte de todo lo dicho hasta ahora, la extensión de Toggl Time también te permite crear avisos de descanso, los cuales se pueden programar en periodos (por ejemplo de una hora), avisándote con una sutil campanada.

Para terminar con Toggl Time solamente decir que a cada proyecto le puedes poner un color y etiquetas, se puede trabajar en equipo añadiendo hasta cinco miembros, y al terminar la semana, puedes entrar en la aplicación web y ver en que ha ocupado su tiempo cada uno de los miembros del equipo. Todo esto es en la versión gratuita.

En las versiones avanzadas te permite miembros ilimitados, tasas facturables, estimaciones de tiempo, recordatorios de seguimiento y algo más.

Feedly

Otra herramienta que utilizo a diario es Feedly, se trata de un gestor o lector de Feeds, o dicho de otra forma una herramienta que muestra el contenido nuevo de los blogs que tú sigues en un mismo tablero.

De este modo para ver las noticias o novedades de todos los blogs que te gustan, únicamente tienes que entrar en Feedly.

Su funcionamiento es realmente simple, una vez te registras, Feedly te ofrece un amplio abanico de opciones temáticas a las que puedes suscribirte, tecnología, arte, diseño, cocina etc.

Aunque si quieres agregar contenido que ya conoces puedes hacerlo buscando por el título o a través de su URL.

Este contenido lo puedes categorizar como te de la gana, por ejemplo puedes crear una categoría de Marketing y en ella agregar los blog relativos a esta categoría y así poder filtrar fácilmente este contenido.

En mi caso es muy útil para estar al día en los temas que me interesan y de paso obtengo información relevante para compartir en redes sociales.

Buffer

Esta herramienta se complementa muy bien con la anterior, pues se trata de una aplicación en línea que sirve para programar publicaciones en redes sociales, anteriormente he probado otras como Hootsuite, aunque he decidido quedarme con Buffer por su sencillez y velocidad a la hora de trabajar con ella.

Funciona del siguiente modo; creas un calendario de publicaciones por cada red social, por ejemplo en Twitter vas rellenando a que hora/as quieres publicar cada día de la semana.

Una vez tengas el calendario preparado, te puedes olvidar de este, desde este momento únicamente tendrás que agregar noticias y estas se van añadiendo a la cola y Buffer las irá publicando en la fecha y hora más cercana en el calendario.

De este modo optimizas muchísimo el tiempo a la hora de compartir contenido en las redes sociales. Primero echamos un vistazo a Feedly elegimos las noticias que queremos publicar y posteriormente las agregamos a Buffer para que este las publique a la hora que nosotros le hemos ordenado previamente.

Send to Kindle (by Klip.me)

Para terminar una extensión de Chrome que me parece genial, su función es enviar cualquier post desde el navegador Chrome a mi cuenta de Kindle y por lo tanto a mi libro electrónico.

De este modo cualquier post de cualquier blog que quiera leer desde mi Kindle, únicamente tendré que clicar en el botón de la extensión Send to Kindle en la esquina derecha del navegador y bualá, el post estará en el momento en mi libro electrónico.

¡Verdad que mola! Espero que os sean de tanta ayuda como lo son para mi, y si tienes alguna herramienta sin la que no puedes vivir, que te ha sacado de un buen apuro o que te hace la vida más fácil cuéntamelo por favor.  😉

Un saludo y hasta la próxima.